I forbindelse med den nye bogføringslov er det kommet krav en beskrivelse af bogføringsproceduren i din virksomhed. Erhvervsstyrelsen har udarbejdet en beskrivelse af, hvilke elementer bogføringsproceduren som minimum skal indeholde.

For det første skal bogføringsproceduren beskrives af følgende virksomheder:

👉virksomheder, der har en omsætning på over 300.000 kr i 2 på hinanden følgende indkomstår, eller
👉virksomheder, der i forvejen er forpligtet til at indberette en årsrapport.

Det betyder med andre ord, at anpartsselskaber og aktieselskaber skal lave denne beskrivelse. Interessentselskaber og enkeltmandsvirksomheder skal lave beskrivelsen, såfremt de udfylder omsætningskravene.

Du kan få en skabelon til proceduren her.

Hvad skal der stå i beskrivelsen?

Grundlæggende skal beskrivelsen indeholde oplysninger om
👉hvordan virksomhedens transaktioner løbende registreres.
👉hvem, der har ansvaret for bogføringen
👉hvordan virksomheden sikrer at bogføringsmaterialet opbevares på betryggende vis

I Erhvervsstyrelsens vejledning skal følgende beskrives:

Virksomhedens CVR nr

Ansvarlige personer:
Hvem er ansvarlig for hvordan bogføringen tilrettelægges. Hvis du har din egen forretning, og ikke har ansat en bogholder, økonomichef eller lignende, så er det dig som ejer, der er den ansvarlige person. Der skal ikke angives, hvem der faktisk laver bogføringen, men den, der i sidste ende er ansvarlig.

Ekstern varetagelse af bogføringsopgaver:
Du skal angive, hvilke af dine bogføringsopgaver, der evt. varetages af en ekstern part. Det kan være en bogholder eller revisor. Du skal også angive, hvis det kun er enkelte dele af bogføringen, som den eksterne part udfører. Angiv de specifikke opgaver den eksterne part løser, momsindberetning, bogføring, lønafregning, afstemninger og lignende.

CVR nr på den eksterne hjælp:
Angiv CVR nr på dine eksterne parter.

Bogføringssystem:
Du skal beskrive hvilket bogføringssystem/systemer, din virksomhed anvender. I nogle virksomheder kan der være både kontantsalg i butikken, her registreres salget måske via en kasseløsning, websalg, her bruges der en særskilt webshop, og øvrige transaktioner registreres i et regnskabsprogram. Man har derfor ikke nødvendigvis kun et enkelt bogføringsprogram, men samlet består dine transaktioner af flere forskellige programmer.

Kontoplan:
Vedlæg en kopi af den kontoplan du bruger. Hvis du alene bruger en standard kontoplan fra dit regnskabsprogram, kan du nøjes med at angive dette. Min erfaring er dog, at langt de fleste virksomheder har tilføjet et par ekstra konti til den oprindelige kontoplan.

Oversigt over transaktioner og registrering heraf:
Der skal beskrives hvilke former for transaktioner, du har i din virksomhed. Du skal også angive hvor ofte de indgår i din bogføring.

Nogle eksempler kan være:
👩‍💻kontantsalg (i en fysisk forretning), det vil typisk være daglige posteringer
👩‍💻løn, månedligt evt. hver 14. dag
👩‍💻varekøb, ugentligt
👩‍💻websalg, dagligt
👩‍💻salg på kredit, ugentligt
👩‍💻beregning af afskrivninger, årligt

Afhængig af branche og størrelse af din virksomhed kan der være flere transaktioner, der skal angives.

Du skal også beskrive selve arbejdsgangen for bogføringen, altså hvor ofte og hvordan du laver din bogføring.

Afstemning af bogføringen:
Der skal laves afstemninger af din bogføring, så du sikrer, at du har alle transaktioner med i dit regnskab.

Nogle af de mest almindelig afstemninger er følgende:
✔️bankafstemninger. Det er vigtigt løbende at afstemme banken, så du sikrer, at du har alle ind- og udbetalinger registreret i dit regnskab.
✔️varelager. Hvor ofte tælles lageret op og hvordan værdisættes det?
✔️momsafstemning. Stemmer salgsmoms og købsmoms med det indberettede.

Herudover skal der beskrives hvor ofte jeres debitorer, kreditorer, periodiseringer og skyldige omkostninger gennemgås.

Opbevaring og fremfinding:
Der skal angives hvor (adresse) regnskabsmaterialet befinder sig i fysisk format. Regnskabsmaterialet kan både være bilag, men også beregninger og øvrig dokumentation.

Regnskabsmateriale i digitalt for, skal angives på hvilken server, eller hvilken udbyder, der har data liggende.

Der skal desuden beskrives, hvodan du som virksomhed sikrer en betryggende opbevaring af regnskabsmateriale i de gældende år. Det gælder særligt at beskrive hvilke foranstaltninger, der skal forhindre adgang for uvedkommende, beskyttelse mod bortskaffelse, ødelæggelse og lignende. Herunder også hvordan digitalt materiale sikres mod utilsigtet sletning eller ændring. Det kunne eksempelvis være adgangskontrol, loging og backup.

Til slut er det vigtigt at beskrive, hvordan materiale hurtigt kan genfindes og stilles til rådighed for evt. myndigheder i forbindelse med kontrol. Det kan for eksempel være at bilag kan trækkes ud i PDF format, posteringer kan trækkes ud i csv, eller excel. Hvis data lagres forskelige steder er det vigtigt at beskrive, hvordan man sikrer, at der hurtigt kan skabes et overblik.

Er materialet krypteret kan der beskrives, hvordan det er krypteret.

Du kan læse hele vejledning hos Erhvervsstyrelsen her.